Guide complet pour réussir votre tournoi

Toutes les étapes avant, pendant et après votre événement !

Introduire une demande d'organisation

Pour organiser un tournoi officiel, il est important d'introduire une demande auprès de la Ligue selon une procédure spécifique. Celles-ci doivent être introduites entre le 15 janvier et le 1er mars de la saison précédente. Passé ce délai, il ne sera plus donné suite aux diverses demandes.

Voici les grandes lignes explicatives de la marche à suivre :

  1. Formulaire en ligne : Accédez à l'adresse suivante en vous connectant avec votre compte Club Tournament Software (type LFBBClubxxx)
  2. Demande : Cliquez sur Demande de tournoi
  3. Licence BTP : Votre club doit disposer d'une licence Badminton Tournament Planner pour organiser un tournoi officiel. Cliquez ici pour commander le logiciel.
  4. Responsabilité : Marquez votre accord avec l'avertissement puis cliquez sur Suivant
  5. Informations générales : Complétez le formulaire avec le nom de votre tournoi, sa catégorie, ses dates de début et de fin ainsi que les coordonnées de la personne de contact (secrétaire du tournoi) puis cliquez sur Suivant
  6. Lieu : Complétez les coordonnées du lieu de votre tournoi ainsi que le nombre de salles puis cliquez sur Suivant
  7. Evénements : Cochez enfin les disciplines qui seront jouées lors de votre tournoi et cliquez sur Soumettre

    Vous devrez choisir parmi 3 possibilités : organiser votre tournoi soit par classement, soit par série, soit avec un mix des deux.

  8. Soumission : Cliquez pour terminer sur Soumettre. Votre demande est alors transmise à la Ligue et vous recevrez un email de confirmation.
    Si vous souhaitez modifier certaines informations relatives à votre tournoi, vous pouvez toujours y accéder via l'onglet supérieur droit une fois connecté en tant que gestionnaire de club sur le site Tournament Software.

À quelles dates réitérer ses demandes ?

Par facilité pour tous et dans un certain idéal, les clubs devraient maintenir les dates de leur(s) organisation(s) d'année en année selon le numéro de semaine (norme ISO 8601).

Vous trouverez en annexe la planification de ces semaines pour les 5 prochaines années.

  Calendrier ISO

Si toutefois vous souhaitez déplacer l'une de vos organisations, il faut tenir compte des critères suivants :

  • Il est interdit d'organiser un tournoi pendant les tournois Seniors reconnus par la BWF (semaine 37)
  • Il est interdit d'organiser un tournoi pendant les Championnats de Belgique Elites (semaine 5)
  • Il est interdit d'organiser un tournoi pendant les Championnats LFBB Elites (semaine 44)
  • Si deux ou plusieurs demandes sont introduites pour l'organisation d'une compétition semblable à la même date, la référence sera donnée à la compétition qui aura été organisée avec continuité. Le tournoi qui n'aura pas été organisé pendant deux années consécutives perdra son droit à l'ancienneté.
  • Seuls 2 tournois pour les classements 9 à 12 peuvent être organisés en même temps par district.

Dans la mesure où vous souhaiteriez organiser un nouveau tournoi, il est important de prendre en considération les conditions précédemment citées mais également les éléments suivants :

  • Le club qui organise pour la première année un tournoi ne pourra organiser qu’un tournoi  pour les classements 7 à 12.
  • Il est interdit à un club d'organiser la même saison plus de deux tournois avec des disciplines et des classements identiques.

Enfin, de manière générale :

  • Par compétition officielle, tout club membre de la LFBB qui désire organiser une compétition officielle devra disposer parmi ses membres d’au moins un arbitre de Ligue actif (ou un candidat arbitre de LIGUE en cours de formation). Pour la saison pour laquelle la compétition est demandée. Le clubqui ne se conforme pas à ces obligations ne pourra organiser de compétition officielle, sauf circonstances valables laissées à l’appréciation de la Cellule arbitrage.
  • Ce critère du seul candidat en cours de formation ne peut pas être appliqué pour deux saisons consécutives.
  • Le club désirant introduire une demande de tournoi devra avoir honoré pour le 1er mars de la saison en cours ses factures LFBB arrivées à échéance.

Principales échéances

  • Du 15 janvier au 1er mars de la saison précédente
    • Introduire votre demande d'organisation de tournoi
  • J-70 (idéalement)
    • Transmission du projet de règlement (page Documents utiles) validé au préalable par votre Juge-arbitre
  • J-60
    • Demande de prêt de matériel pour profiter des tapis synthétiques si vous les souhaitez (page Documents utiles)
  • J-42 (au plus tôt)
    • Ouverture des inscriptions
  • J-22 (le vendredi à 23h59)
    • Clôture des inscriptions pour les licenciés étrangers
    • Envoi de la liste des inscriptions étrangères à petre@lfbb.be
  • J-15 (le vendredi à 23h59)
    • Clôture des inscriptions et des désinscriptions
    • Envoi du fichier TP à petre@lfbb.be + pieterjan@badmintonvlaanderen.be
  • J-9 ou J-10 (le mercredi ou le jeudi)
    • Tirage au sort sous la supervision de votre Juge-arbitre
    • Publication du tirage au sort
    • Envoi du fichier TP à petre@lfbb.be + pieterjan@badmintonvlaanderen.be
  • À la clôture du tournoi :
    • Publication des résultats
    • Envoi du fichier TP à petre@lfbb.be + pieterjan@badmintonvlaanderen.be
    • Envoi des rapports

Dates butoirs à respecter à l'approche de votre tournoi

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
        Clôture des inscriptions pour les licenciés étrangers   Envoi de la liste des inscriptions étrangères
        Clôture des inscriptions et des désinscriptions   Envoi du fichier TP
Validation & réception des têtes de séries Validation & réception des têtes de séries Tirage au sort
Publication du tirage au sort
Envoi du fichier TP
Tirage au sort
Publication du tirage au sort
Envoi du fichier TP
     
        Tournoi Tournoi Tournoi
Publication des résultats
Envoi du fichier TP
Envoi des rapports

Projet de règlement

1. Rédiger le projet de règlement de votre tournoi

A. Télécharger le fichier .txt disponible à la page Documents utiles dans le menu Clubs

B. Modifier uniquement le contenu placé entre crochets

C. Soumettre ce projet de règlement à votre juge-arbitre pour vérification et approbation

D. Transmettre au Responsable Compétitions (via petre@lfbb.be) votre projet finalisé pour validation

2. Après validation

Publier votre tournoi sur Tournament Software par l'intermédiaire du logiciel Badminton Tournament Planner en y intégrant le règlement

3. Durant les inscriptions (J-42 au plus tôt à J-15)

Respecter les tailles annoncées des tableaux. Pour ce faire :

A. Placer les inscriptions dans le Main draw jusqu'aux limites annoncées

B. Placer les inscriptions qui suivent en Reserve list

Vous pouvez utiliser la taille des tableaux pour que ce soit "automatique" :

  • Properties
  • Events
  • Sélectionnez l'événement
  • Complétez le nombre d'inscriptions maximum
  • Max Entries
  • Cochez "Reserve list
  Capture d'écran

C. Déplacer les inscriptions de joueurs/joueuses suspendu(e)s ou ne respectant pas d'autres conditions d'inscriptions en Exclude list

Un joueur Loisir peut participer à un seul tournoi par saison (Article LFBB 111.2)

4. À la clôture des inscriptions (J-15)

A. Les disciplines n'ayant pas atteint leur limite présentent des places vacantes. Celles-ci vous permettent de transférer des inscriptions de la Reserve list vers le Main draw

B. Nettoyer votre fichier en supprimant les inscriptions de joueurs/joueuses n'ayant plus de discipline à leur effectif - joueurs/joueuses s'étant désinscrits en ligne

C. Envoyer votre fichier .tp à petre@lfbb.be afin d'obtenir les têtes de séries.

5. Entre la clôture des inscriptions et le tirage au sort

A. Veiller à introduire une Note (dans le rapport du Comité Organisateur ou dans le fichier TP) pour tout(e) joueur/joueuses souhaitant se retirer

B. Remplacer les joueurs/joueuses absent(e)s par des membres de la Reserve list

C. Si des désistements vous sont signalés avant le tirage au sort, il est primordial de renvoyer votre fichier .tp à l'adresse petre@lfbb.be en le mentionnant

6. Après tirage au sort (J-10 ou J-9)

A. Nettoyer une seconde fois votre fichier .tp Pour ce faire :

Conservez uniquement le nombre de réserves nécessaires par rapport à la taille des tableaux

Nombre d'inscriptions Nombre de têtes de séries Nombre maximal de réserves
Moins de 16 2 2
De 16 à 31 4 4
De 32 à 63 8 8
64 ou plus 16 16

B. Supprimez tous les autres : joueurs/joueuses de l'Exclude list ou n'ayant plus de discipline à leur effectif

C. Envoyer le fichier .tp à petre@lfbb.be

D. Publier les horaires (J-7)

E. En parallèle, introduire une Note pour tous les cas d'absence ou de demande de retrait. Les joueurs/joueuses de la Reserve list conservent le droit de se désinscrire par email

7. Durant le tournoi

A. Publier régulièrement les résultats

B. Encoder les Notes (dans le rapport du Comité Organisateur/rapport du J-A ou dans le fichier TP) liées aux absences et aux éventuels accidents

C. Rappeler aux participant(e)s qu'il faut se justifier valablement conformément au protocole indiqué sur notre site à la page suivante

8. En fin de tournoi

A. Publier les résultats définitifs lors du dernier jour de la compétition

B. Le secrétaire de tournoi rédige quant à lui son rapport et le transmet au Responsable Compétitions (petre@lfbb.be)

C. Le Juge-arbitre rédige quant à lui son rapport et le transmet au Responsable de la Cellule Arbitrage, au Responsable du District et au Responsable Compétitions (petre@lfbb.be)

D. Envoyer le fichier .tp définitif aux responsables Compétitions de la LFBB (petre@lfbb.be) et de BV (pieterjan@badmintonvlaanderen.be)

Retrouvez la présentation de notre webinaire concernant l'organisation des tournois ci-dessous :

  Présentation

Inscriptions des joueurs

1. En simple

Un joueur ne peut s’inscrire que dans un tableau reprenant son propre classement et/ou 1 classement directement supérieur.

Exemples :

  • Roland Plume est classé « 8 », il peut donc s’inscrire dans une catégorie 8 ou une catégorie 7 (si le tournoi est organisé par classements distincts).
  • Il peut s’inscrire dans une série, 6/7, 7/8 ou 8/9 (si le tournois est organisé en série de deux classements contigus).
2. En double et mixte
  • Un joueur ne peut pas former une paire avec un autre joueur ayant plus de 2 classements de différence par rapport à son propre classement dans la discipline concernée.

Exemple :

Roland Plume est classé « 8 » en double messieurs, il peut jouer avec un partenaire classé « 10 », « 9 », « 8 », « 7 », « 6 » dans cette même discipline.

  • Une paire composée de joueurs avec des classements différents ne peut s’inscrire que dans un tableau reprenant le classement du joueur le mieux classé de cette paire.

Exemple :

Roland Plume est classé « 8 » en mixte et sa partenaire est classée « 7 » dans cette même discipline, ils peuvent jouer dans un tableau 7 ou dans des séries 6/7 ou 7/8.

  • Une paire composée de joueurs ayant le même classement ne peut s'inscrire que dans un tableau reprenant leur classement et/ou 1 classement directement supérieur.

Exemple :

Roland Plume est classé « 8 » en mixte et sa partenaire est classée « 8 » dans cette même discipline, ils peuvent jouer dans un tableau 8 ou 7 ou dans des séries 8/9 ou 7/8 ou 6/7.

3. Références

Les classements pris en compte pour un joueur sont ses classements à la clôture des inscriptions.

Retrouvez la présentation de notre webinaire concernant l'organisation des tournois ci-dessous :

  Présentation

Regroupement de classements

Par défaut, les tableaux sont organisés par classements distincts. Toutefois, on peut regrouper deux classements contigus pour former une série MAIS il faut l'annoncer à l'avance dans le règlement du tournoi.

Enfin, le Comité Organisateur peut "mixer" les deux options (exemples : 1 - 2/3 - 4/5 - 6/7 - 8/9 - 10/11 - 12 ou par "discipline" : SM 1 - 2 - 3 - 4,... et SD 1/2 - 3/4 - 5/6,...)

Regroupement par série après la clôture des inscriptions

1. Tableau par classement distinct incomplet

A. Un tableau est considéré comme "incomplet" si, à la clôture des inscriptions, il ne contient pas au minimum : 4 joueurs ou 4 paires

B. Si un tableau en classement distinct est incomplet, l’organisateur est obligé de le fusionner avec un autre tableau, en classement distinct ou en série, d’un classement contigu.

Exemple :

  • Il y a 5 joueurs dans le tableau 1, 4 joueurs dans le tableau 2, 3 joueurs dans le tableau 3 et 6 joueurs dans le tableau 4. Le tableau 3 est donc incomplet. L’organisateur devra donc le fusionner avec le tableau 2 ou le tableau 4.

2. Tableau en série incomplet

A. Si un tableau en série est incomplet, l’organisateur est obligé de :

  • Soit le fusionner avec un autre tableau en classement distinct d’un classement contigu
  • Soit le scinder et fusionner chaque classement scindé avec un autre tableau, en classement distinct ou en série, d’un classement contigu.

Exemple :

Il y a 5 joueurs dans le tableau 1/2, 4 joueurs dans le tableau 3/4, 3 joueurs dans le tableau 5/6 (1 joueur 5 et 2 joueurs 6) et 6 joueurs dans le tableau 7/8. Le tableau 5/6 est donc incomplet. L’organisateur devra donc le scinder et fusionner le classement 5 avec la série 3/4 et le classement 6 avec la série 7/8.

3. Scission & fusion

A. Chaque scission/fusion est effectuée avec le contrôle et l’accord du juge-arbitre, sans consultation des joueurs concernés mais dans leur meilleur intérêt.

B. Un tableau en série, annoncé à l’avance dans le règlement du tournoi, qui comporte plus de 16 joueurs/paires peut être scindé en deux tableaux en classements distincts pour autant que la scission n’engendre pas un tableau incomplet et que chaque joueur/paire soit replacé dans le tableau correspondant à son classement.

Exemple :

Il y a 18 joueurs dans un tableau 5/6 (4 joueurs 5 et 12 joueurs 6 et 2 joueurs 7).

L’organisateur peut scinder ce tableau en un tableau 5 (4 joueurs) et un tableau 6 (14 joueurs).

Annulation

Par défaut, si un tableau issu de la fusion entre deux autres tableaux ne permet pas d'atteindre le minimum de 4 joueurs (en simple) ou de 4 paires (en double homogène ou double mixte), ce tableau est annulé. L'organisateur peut néanmoins organiser ce tableau s'il le souhaite pour autant qu'il ait l'accord de tous les joueurs concernés au moment du tirage au sort.

Poules automatiques

Si un tableau contient entre 4 et 7 joueurs (simple messieurs ou simple dames) ou paires (double homogène ou double mixte), il sera automatiquement organisé en poules de sorte que le vainqueur final du tableau ait au moins 3 matches programmés.

Modification automatique d’inscription

1. Tableau de simple

Si, dans un tableau de simple, à la suite d’un regroupement par série à la clôture des inscriptions, un joueur a 3 classements inférieurs au classement le plus élevé de la nouvelle série constituée, il sera retiré du tableau.

2. Tableau de double

Si, dans un tableau de double homogène ou de double mixte, à la suite d’un regroupement par série à la clôture des inscriptions, il y a une différence de 3 classements entre le classement moyen d’une paire et le classement le plus élevé de la nouvelle série constituée ET si aucun joueur de cette paire ne possède un des classements de cette nouvelle série, cette paire sera retirée du tableau.

3. Retrait

En cas de retrait d’un joueur/une paire d’un tableau à la suite d’un regroupement par série à la clôture des inscriptions, l’inscription de ce joueur/cette paire est automatiquement modifiée de telle sorte que le joueur/la paire soit reversé(e) dans le tableau correspondant à son classement et ce, dans la limite des places disponibles (les articles 113.2 & 113.3 du règlement C100 sont d’application).

Exemples :

Répartition initiale   Répartition finale
Série Inscriptions       Série Inscriptions
1-2 1 classé 1   1-2-3 1  classé 1
5 classés 2 5 classés 2
3-4
Série incomplète
2 classés 3   2 classés 3
1 classé 4 4-5-6 1 classé 4
5-6 2 classés 5   2 classés 5
3 classés 6   3 classés 6
1 classé 7      
7-8 5 classés 7   7-8 6 classés 7
Le classé 7 est reversé dans sa catégorie
2 classés 8 2 classés 8

 

Exemples :

Répartition initiale   Répartition finale
Série Inscriptions       Série Inscriptions
1-2
3 paires de classés 1
  1-2-3
3 paires de classés 1
2 paires de classés 2
2 paires de classés 2
3-4
Série incomplète
2 paires de classés 3   2 paires de classés 3
1 paire de classés 4 4-5-6 1 paire de classés 4
5-6 2 paires de classés 5   2 paires de classés 5
3 paires de classés 6   3 paires de classés 6
1 paire de classés 7      
7-8 3 paires de classés 7   7-8 4 paires de classés 7
La paire de classés 7 est reversée dans sa catégorie
4 paires de classés 8 4 paires de classés 8

 

Notez qu'un joueur inscrit dans un classement supérieur peut être retiré du tableau ET être reversé dans un tableau correspondant à son classement pour autant que ce tableau n’était pas déjà complet au moment de son inscription.