Guide complet pour réussir votre tournoi

Toutes les étapes avant, pendant et après votre événement !

Introduire une demande d'organisation

Pour organiser un tournoi officiel, il est important d'introduire une demande auprès de la Ligue selon une procédure spécifique. Celles-ci doivent être introduites entre le 15 janvier et le 1er mars de la saison précédente. Passé ce délai, il ne sera plus donné suite aux diverses demandes.

Voici les grandes lignes explicatives de la marche à suivre :

  1. Formulaire en ligne : Accédez à l'adresse suivante en vous connectant avec votre compte Club Tournament Software (type LFBBClubxxx)
  2. Demande : Cliquez sur Demande de tournoi
  3. Licence BTP : Votre club doit disposer d'une licence Badminton Tournament Planner pour organiser un tournoi officiel. Cliquez ici pour commander le logiciel.
  4. Responsabilité : Marquez votre accord avec l'avertissement puis cliquez sur Suivant
  5. Informations générales : Complétez le formulaire avec le nom de votre tournoi, sa catégorie, ses dates de début et de fin ainsi que les coordonnées de la personne de contact (secrétaire du tournoi) puis cliquez sur Suivant
  6. Lieu : Complétez les coordonnées du lieu de votre tournoi ainsi que le nombre de salles puis cliquez sur Suivant
  7. Evénements : Cochez enfin les disciplines qui seront jouées lors de votre tournoi et cliquez sur Soumettre

    Vous devrez choisir parmi 3 possibilités : organiser votre tournoi soit par classement, soit par série, soit avec un mix des deux.

  8. Soumission : Cliquez pour terminer sur Soumettre. Votre demande est alors transmise à la Ligue et vous recevrez un email de confirmation.
    Si vous souhaitez modifier certaines informations relatives à votre tournoi, vous pouvez toujours y accéder via l'onglet supérieur droit une fois connecté en tant que gestionnaire de club sur le site Tournament Software.

À quelles dates réitérer ses demandes ?

Par facilité pour tous et dans un certain idéal, les clubs devraient maintenir les dates de leur(s) organisation(s) d'année en année selon le numéro de semaine (norme ISO 8601).

Vous trouverez en annexe la planification de ces semaines pour les 5 prochaines années.

  Calendrier ISO   Victor League

Si toutefois vous souhaitez déplacer l'une de vos organisations, il faut tenir compte des critères suivants :

  • Il est interdit d'organiser un tournoi pendant les tournois Seniors reconnus par la BWF (semaine 37)
  • Il est interdit d'organiser un tournoi pendant les Championnats de Belgique Elites (semaine 5)
  • Il est interdit d'organiser un tournoi pendant les Championnats LFBB Elites (semaine 44)
  • Si deux ou plusieurs demandes sont introduites pour l'organisation d'une compétition semblable à la même date, la référence sera donnée à la compétition qui aura été organisée avec continuité. Le tournoi qui n'aura pas été organisé pendant deux années consécutives perdra son droit à l'ancienneté.
  • Seuls 2 tournois 7 à 12 peuvent être organisés en même temps par district.
  • L'organisation des interclubs nationaux se fait en priorité durant les week-ends identifiés en orange (voir fichier Victor League).

Dans la mesure où vous souhaiteriez organiser un nouveau tournoi, il est important de prendre en considération les conditions précédemment citées mais également les éléments suivants :

  • Le club qui organise pour la première année un tournoi ne pourra organiser qu’un tournoi 7 à 12.
  • Il est interdit à un club d'organiser la même saison plus de deux tournois avec des disciplines et des classements identiques.
  • N'hésitez pas à prendre contact avec le responsable Compétitions de la LFBB (Michaël Petre - petre@lfbb.be) afin de voir les weekend "disponibles".
  • Les week-ends de compétition en Victor League rassemblent bon nombre de joueurs classés 1, 2, 3 et 4 (voir fichier annexé).

Enfin, de manière générale :

  • Par compétition officielle, tout club membre de la LFBB qui désire organiser une compétition officielle devra disposer d’au moins un juge-arbitre de Ligue ou un arbitre de Ligue actif (ou un candidat du même grade en cours de formation). Pour la saison pour laquelle la compétition est demandée. Le club qui ne se conforme pas à ces obligations ne pourra organiser de compétition officielle, sauf circonstances valables laissées à l’appréciation de la Cellule arbitrage (voir information J-A supplétif - ci-dessous).
  • Ce critère du seul candidat en cours de formation ne peut pas être appliqué pour deux saisons consécutives.
  • Le club désirant introduire une demande de tournoi devra avoir honoré pour le 1er mars de la saison en cours ses factures LFBB arrivées à échéance.

Principales échéances

  • Du 15 janvier au 1er mars de la saison précédente
    • Introduire votre demande d'organisation de tournoi
  • J-70 (idéalement)
    • Transmission du projet de règlement (page Documents utiles) validé au préalable par votre Juge-arbitre
  • J-60
    • Demande de prêt de matériel pour profiter des tapis synthétiques si vous les souhaitez (page Documents utiles)
  • J-42 (au plus tôt)
    • Ouverture des inscriptions
  • J-22 (le vendredi au plus tard à 23h59)
    • Clôture des inscriptions pour les licenciés étrangers
    • Envoi de la liste des inscriptions étrangères à petre@lfbb.be
  • J-15 (le vendredi à 23h59)
    • Clôture des inscriptions et des désinscriptions
    • Envoi du fichier TP à petre@lfbb.be
  • J-9 ou J-10 (le mercredi ou le jeudi)
    • Tirage au sort sous la supervision de votre Juge-arbitre
    • Publication du tirage au sort
    • Envoi du fichier TP à petre@lfbb.be
  • À la clôture du tournoi :
    • Publication des résultats
    • Envoi du fichier TP à petre@lfbb.be
    • Envoi des rapports

Dates butoirs à respecter à l'approche de votre tournoi

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
       

J-22

Clôture des inscriptions pour les licenciés étrangers

  

J-20

Envoi de la liste des inscriptions étrangères
       

J-15

Clôture des inscriptions et des désinscriptions

  

 

J-12 (avant 10h00)

Envoi du fichier TP

 

J-11

Validation & réception des têtes de séries

J-10 ou J-9

- Tirage au sort
- Publication du tirage au sort
- Envoi du fichier TP
      
         

J1

- Tournoi
- Publication régulière des résultats

J2

- Tournoi
- Publication régulière et définitive des résultats
- Envoi du fichier TP
- Envoi des rapports

Projet de règlement

1. Rédiger le projet de règlement de votre tournoi

A. Télécharger le fichier .txt disponible à la page Documents utiles dans le menu Tournoi

B. Modifier uniquement le contenu placé entre crochets

C. Soumettre ce projet de règlement à votre juge-arbitre pour vérification et approbation

D. Transmettre au Responsable Compétitions (via petre@lfbb.be) votre projet finalisé pour validation

2. Après validation

Publier votre tournoi sur Tournament Software par l'intermédiaire du logiciel Badminton Tournament Planner en y intégrant le règlement

3. Durant les inscriptions (J-42 au plus tôt à J-15)

Il n’est plus obligatoire de définir à l’avance le nombre d'inscriptions garantis par tableau. Seul votre capacité d'accueil maximale - soit le nombre maximal de matches pouvant être joués sur la durée de votre tournoi - doit obligatoirement figurer dans le règlement du tournoi.

C. Déplacer les inscriptions de joueurs/joueuses suspendu(e)s ou ne respectant pas d'autres conditions d'inscriptions en Exclude list

Un joueur Loisir ne peut participer qu'à un seul tournoi par saison (Article LFBB 111.2). Ceux-ci sont identifiables par le drapeau jaune visible dans l'onglet Joueurs.

A noter que cette vérification du nombre de participations à un tournoi par saison sous le statut "Loisir" est effectuée par le Responsable Compétitions lors de l'envoi du fichier .tp après clôture des inscriptions. Si certains participants ont déjà pris part à un tournoi au cours de la saison, ils seront automatiquement upgradés et le secrétaire de leur club en sera averti.

4. À la clôture des inscriptions (J-15)

A. Si votre capacité d'accueil n'est pas atteinte, vous pouvez transférer les inscriptions de la Reserve list vers le Main draw dans la limite des places vacantes et ce par ordre d'arrivée (heure d'inscription).

B. Nettoyer votre fichier en supprimant les inscriptions de joueurs/joueuses n'ayant plus de discipline à leur effectif - joueurs/joueuses s'étant désinscrits en ligne

C. Envoyer votre fichier .tp à petre@lfbb.be afin d'obtenir les têtes de séries.

5. Entre la clôture des inscriptions et le tirage au sort

A. Veiller à introduire une Note (dans le rapport du Comité Organisateur ou dans le fichier TP) pour tout(e) joueur/joueuses souhaitant se retirer

B. Remplacer les joueurs/joueuses absent(e)s par des membres de la Reserve list

C. Si des désistements vous sont signalés avant le tirage au sort, il est primordial de renvoyer votre fichier .tp à l'adresse petre@lfbb.be en le mentionnant

6. Après tirage au sort (J-10 ou J-9)

A. Nettoyer une seconde fois votre fichier .tp Pour ce faire :

Conservez uniquement le nombre de réserves nécessaires par rapport à la taille des tableaux

Nombre d'inscriptions Nombre de têtes de séries Nombre maximal de réserves
Moins de 16 2 2
De 16 à 31 4 4
De 32 à 63 8 8
64 ou plus 16 16

B. Supprimez tous les autres : joueurs/joueuses de l'Exclude list ou n'ayant plus de discipline à leur effectif

C. Envoyer le fichier .tp à petre@lfbb.be

D. Publier les horaires (J-7)

E. En parallèle, introduire une Note pour tous les cas d'absence ou de demande de retrait. Les joueurs/joueuses de la Reserve list conservent le droit de se désinscrire par email

7. Durant le tournoi

A. Publier régulièrement les résultats

B. Encoder les Notes (dans le rapport du Comité Organisateur/rapport du J-A ou dans le fichier TP) liées aux absences et aux éventuels accidents

C. Rappeler aux participant(e)s qu'il faut se justifier valablement conformément au protocole indiqué sur notre site à la page suivante

8. En fin de tournoi

A. Publier les résultats définitifs lors du dernier jour de la compétition

B. Le secrétaire de tournoi rédige quant à lui son rapport et le transmet au Responsable Compétitions (petre@lfbb.be)

C. Le Juge-arbitre rédige quant à lui son rapport et le transmet au Responsable de la Cellule Arbitrage, au Responsable du District et au Responsable Compétitions (petre@lfbb.be)

D. Envoyer le fichier .tp définitif au responsable Compétitions de la LFBB (petre@lfbb.be)

1. Classements autorisés par tableau

Téléchargez le fichier suivant pour découvrir les associations permises ou rendez-vous sur lfbb.be/page/inscriptions.

  Tableau
Explications
En simple

Un joueur ne peut s’inscrire que dans un tableau reprenant son propre classement et/ou 1 classement directement supérieur.

Exemples :

  • Roland Plume est classé 8, il peut donc s’inscrire dans une catégorie 8 ou une catégorie 7 (si le tournoi est organisé par classements distincts).
  • Il peut s’inscrire dans une série, 6/7, 7/8 ou 8/9 (si le tournoi est organisé en série de deux classements contigus).
En double et mixte
  • Un joueur ne peut pas former une paire avec un autre joueur ayant plus de 3 classements de différence par rapport à son propre classement dans la discipline concernée.
  • Une paire composée de joueurs avec des classements différents ne peut s’inscrire que dans un tableau reprenant le classement du joueur le mieux classé de cette paire et pour autant qu’il n’y ait pas plus de 1 classement d’écart entre le classement le plus faible du tableau et le classement moyen de la paire.
  • Une paire composée de joueurs ayant le même classement ne peut s'inscrire que dans un tableau reprenant leur classement et/ou 1 classement directement supérieur.

Exemple :

  • Les deux joueurs sont classés 4 & 5, ils peuvent donc s'inscrire dans une catégorie 4 (si le tournoi est organisé par classements distincts).
  • Ils peuvent s’inscrire dans une série 3/4 ou 4/5 (si le tournoi est organisé en série de deux classements contigus).
  • Les deux joueurs sont classés 5, ils peuvent donc s'inscrire dans une catégorie 4 ou dans une catégorie 5 (si le tournoi est organisé par classements distincts).
  • Ils peuvent s'inscrire  dans une série 3/4, 4/5 ou 5/6  (si le tournoi est organisé en série de deux classements contigus).
  • Un joueur peut dorénavant former une paire avec un autre joueur ayant jusqu’à 3 classements de différence par rapport à son propre classement dans la discipline concernée (exemple : un joueur 1 peut s’associer à un joueur 4) pour autant que :
    1. Le tableau reprenne le classement du joueur le mieux classé de la paire
    2. Qu’il n’y ait pas plus de 1 classement d’écart entre le classement le plus faible du tableau et le classement moyen de la paire.

Exemple :

  • Deux joueurs classés 1 & 4 peuvent s'inscrire dans une série 1/2.
  • Deux joueurs classés 1 & 4 ne peuvent pas s'inscrire dans une catégorie 1 car le tableau reprend le classement du joueur le mieux classé de la paire mais il y a plus d'un classement d'écart entre le classement le plus faible du tableau (1) et le classement moyen de la paire (2,5).
  • Une paire 2 & 5 ne peut pas s’inscrire dans une série 1/2. Dans ce cas-là, la formation de cette paire est interdite. Le joueur 2 doit donc s’inscrire avec un joueur classé 1, 2, 3 ou 4.

N’hésitez pas à contacter les joueurs concernés avant la clôture des inscriptions afin qu’ils puissent modifier leur inscription.

2. Tournois jeunes
U10 Les moins de 10 ans
U11 Les moins de 11 ans
U13 De 11 à 12 ans
U15 De 13 à 14 ans
U17 De 15 à 16 ans
U19 De 17 à 18 ans
  • L’année de référence est l’année civile.
  • Chez les jeunes, les JOUEURS de catégories d’âge inférieures peuvent s'inscrire dans les catégories supérieures.
3. Tournois seniors
Catégorie +35  35 ans ou plus
Catégorie +45 45 ans ou plus
Catégorie +50 50 ans ou plus
Catégorie +55 (Masters) 55 ans ou plus
Catégorie +60 (Masters) 60 ans ou plus
Catégorie +65 (Masters) 65 ans ou plus
  • Age à la date du 1er jour de la compétition.
  • Il est interdit de faire disputer, dans des compétitions qui sont réservées aux Masters des parties de simple.
4. Références

Les classements pris en compte pour un joueur sont ses classements à la clôture des inscriptions.

Regroupement de classements

Par défaut, les tableaux sont organisés par classements distincts. Toutefois, on peut regrouper deux classements contigus pour former une série MAIS il faut l'annoncer à l'avance dans le règlement du tournoi.

Enfin, le Comité Organisateur peut "mixer" les deux options (exemples : 1 - 2/3 - 4/5 - 6/7 - 8/9 - 10/11 - 12 ou par "discipline" : SM 1 - 2 - 3 - 4,... et SD 1/2 - 3/4 - 5/6,...)

Regroupement par série après la clôture des inscriptions

1. Tableau par classement distinct incomplet

A. Un tableau est considéré comme "incomplet" si, à la clôture des inscriptions, il ne contient pas au minimum : 4 joueurs ou 4 paires

B. Si un tableau en classement distinct est incomplet, l’organisateur est obligé de le fusionner avec le tableau en classement distinct du classement directement supérieur s’il existe.

Exemple :

  • Il y a 5 joueurs dans le tableau 1, 4 joueurs dans le tableau 2, 3 joueurs dans le tableau 3 et 6 joueurs dans le tableau 4.

=> Le tableau 3 est donc incomplet. L’organisateur devra donc le fusionner avec le tableau 2. Il y aura donc 7 joueurs dans le tableau 2.

 

2. Tableau en série incomplet

A. Si un tableau en série est incomplet, l’organisateur peut (au choix) :

  • Soit l’annuler ;
  • Soit le jouer pour autant que tous les joueurs concernés aient marqué leur accord au moment du tirage au sort ;
  • Soit verser les joueurs du classement le plus élevé dans le tableau du classement directement supérieur s’il existe et ce, pour autant que les joueurs concernés aient marqué leur accord au moment du tirage au sort. S’il reste des joueurs dans le tableau incomplet, l’organisateur peut :
- soit le jouer avec les joueurs restants s’ils ont marqué leur accord ;
- soit verser les joueurs du classement le plus bas dans le tableau du classement directement inférieur s’il existe et ce, pour autant que les joueurs concernés ainsi que ceux du tableau inférieur aient marqué leur accord au moment du tirage au sort.
- soit l’annuler.

Exemple :

Tableau de SM 7/8 : 2 joueurs classés 7 + 1 joueur classé 8 (=> tableau incomplet)
Les différentes options :
  • Annuler le tableau 7/8
  • Jouer le tableau si tous les joueurs marquent leur accord de jouer un tableau incomplet
  • Verser le(s) joueur(s) 7 volontaire(s) dans la série 5/6 si elle existe. Dans ce cas, 3 nouvelles options :
Annuler le tableau SM 7/8 avec les joueurs restants.
Jouer le tableau avec l’(les) éventuel(s) joueur(s) 7 qui n’est (ne sont) pas monté(s) et le joueur 8 s’ils marquent leur accord.
Descendre le joueur 8 dans le tableau 9/10 si tous les joueurs inscrits dans ce tableau ont marqué leur accord.
 
À noter :
Même dans un tableau incomplet, les matches joués sont pris en compte pour le calcul du classement des joueurs.

 

Chaque modification est effectuée avec le contrôle et l’accord du juge-arbitre.

Scission

Un tableau en série, annoncé à l’avance dans le règlement du tournoi, qui comporte au moins 8 joueurs (en simple) ou 8 paires (en double homogène ou double mixte) de chaque classement de la série doit être scindé en deux tableaux en classements distincts. Dans une paire composée de joueurs avec des classements différents, c’est le classement du joueur le mieux classé qui est pris en compte pour déterminer le classement de la paire.
 
Chaque joueur/paire est replacé dans le tableau correspondant à son classement

 

Horaires des tournois

  • Interdiction de commencer avant 9h et après 22h
  • Interdiction de commencer après 20h pour les U13 ou plus jeunes
  • Le jour où se termine un tournoi individuel, le dernier match doit commencer au plus tard à 18h30
  • En cas de tournoi en un jour qui ne se déroule pas la veille d’un jour ouvrable, le dernier match peut commencer après 18h30 mais avant 22h00

Nombre de matchs

Maximum 5 simples par jour

Périodes de repos

  • Après un simple : 30 minutes
  • Après un double : 15 minutes

* Excepté pour certains tournois (voir règlement)

Guide complet - Organisation d'un tournoi

Cliquez ici pour télécharger le guide complet pour l'organisation d'un tournoi (version 2023_01).

Ce document, créé par la LFBB, se veut évolutif en fonction des retours reçus par les organisateurs/juge-arbitre de tournoi.

Pour toute question/remarque/suggestion, merci de contacter le responsable compétitions de la LFBB (Michaël Petre - petre@lfbb.be)

Manuel Badminton Tournament Planner (Anglais)

Cliquez ici pour télécharger le manuel complet en anglais (version 2021).

Manuel Badminton Tournament Planner (Français)

Cliquez ici pour télécharger le manuel complet en français (version 2015).