Afin de pouvoir confectionner le calendrier sportif de la saison prochaine, nous invitons les administrateurs des clubs et/ou responsables de tournois à introduire les demandes d'organisation de tournoi.
Celles-ci doivent être introduites entre le 15 janvier 2018 et le 28 février 2018 inclus. Passé ce délai, il ne sera plus donné suite aux diverses demandes.

Notez enfin que les demandes concernant l'organisation d'événements amicaux doivent être faites au moins 15 jours calendrier à l'avance via le formulaire suivant et seront examinées en tenant compte du calendrier établi et de l'intérêt de la compétition envisagée.

Quelques pistes de réflexion ...

Si certains tournois perdent des plumes, d'autres réussissent à (toujours) maintenir un certain engouement !

Situation géographique, période de l'année, infrastructures sont des éléments généralement hors de maîtrise pour les organisateurs. Toutefois, il est toujours intéressant de mettre les petits plats dans les grands pour accueillir les nombreux compétiteurs qui font le déplacement.

Dans ce contexte, nous invitons simplement les clubs - dans le besoin - à la réflexion et éventuellement revoir la formule, les atouts qu'ils proposent, la promotion, la communication, l'extrasportif ou tout autre aspect de leur tournoi.
Poules, classements ou disciplines en un jour, catégories jeunes, goodie(s) lors de l'inscription, prize-money, infrastructures embellies, ... il existe bon nombre de manières d'attirer et/ou de satisfaire davantage les participants.

À quelles dates faut-il réitérer ses demandes ?

Par facilité pour tous et dans un certain idéal, les clubs devraient maintenir les dates de leur(s) organisation(s) d'année en année selon le numéro de semaine (norme ISO 8601).

Vous trouverez en annexe la planification de ces semaines pour les 7 prochaines années.

  Calendrier ISO

Si toutefois vous souhaitez déplacer l'une de vos organisations, il faut tenir compte des critères suivants :

  • Il est interdit d'organiser un tournoi pendant les tournois Seniors reconnus par la BWF (semaine 37)
  • Il est interdit d'organiser un tournoi pendant les Championnats de Belgique Elites (semaine 5)
  • Il est interdit d'organiser un tournoi pendant les Championnats LFBB Elites (semaine 44)
  • Si deux ou plusieurs demandes sont introduites pour l'organisation d'une compétition semblable à la même date, la référence sera donnée à la compétition qui aura été organisée avec continuité. Le tournoi qui n'aura pas été organisé pendant deux années consécutives perdra son droit à l'ancienneté.
  • Seuls 2 tournois C et D peuvent être organisés en même temps par district.
Dans la mesure où vous souhaiteriez organiser un nouveau tournoi, il est important de prendre en considération les conditions précédemment citées mais également les éléments suivants :
  • Le club qui organise pour la première année un tournoi ne pourra organiser qu’un tournoi C1-C2-D.
  • Il est interdit à un club d'organiser la même saison plus de deux tournois avec des disciplines et des classements identiques.
Enfin, de manière générale :
  • Par compétition officielle, tout club membre de la LFBB qui désire organiser une compétition officielle devra disposer parmi ses membres d’au moins un arbitre de Ligue actif (ou un candidat arbitre de LIGUE en cours de formation). Pour la saison pour laquelle la compétition est demandée. Le clubqui ne se conforme pas à ces obligations ne pourra organiser de compétition officielle, sauf circonstances valables laissées à l’appréciation de la Cellule arbitrage.
  • Ce critère du seul candidat en cours de formation ne peut pas être appliqué pour deux saisons consécutives.
  • Le club désirant introduire une demande de tournoi devra avoir honoré pour le 1er mars de la saison en cours ses factures LFBB arrivées à échéance.

Procédure

Voici les grandes lignes explicatives de la marche à suivre :

1. Formulaire en ligne

Accédez à l'adresse suivante en vous connectant avec votre compte Club Tournament Software (type LFBBClubxxx)

  Formulaire
2. Demande

Cliquez sur Demande de tournoi.

  Capture d'écran
3. Licence BTP

Si votre club n'a jamais eu de licence Badminton Tournament Planner, il est nécessaire d'en acquérir une préalablement en suivant les instructions suivantes.
Les clubs ayant une licence 2017 ne devront la mettre à jour qu'en fin de saison pour leur(s) tournoi(s) 2018-2019.

N'oubliez pas que le code bbf732 vous fera bénéficier d'une légère réduction.

4. Responsabilité

Marquez votre accord avec l'avertissement puis cliquez sur Suivant.

  Capture d'écran
5. Informations générales

Complétez le formulaire avec le nom de votre tournoi, sa catégorie, ses dates de début et de fin ainsi que les coordonnées de la personne de contact (secrétaire du tournoi) puis cliquez sur Suivant

  Capture d'écran
6. Lieu

Complétez les coordonnées du lieu de votre tournoi ainsi que le nombre de terrains puis cliquez sur Suivant

  Capture d'écran
7. Évènements

Cochez enfin les disciplines qui seront jouées lors de votre tournoi et cliquez sur Soumettre.

  Capture d'écran
8. Soumission

Cliquez pour terminer sur Soumettre

Votre demande est alors transmise à la Ligue et vous recevrez un email de confirmation.
Si vous souhaitez modifier certaines informations relatives à votre tournoi, vous pouvez toujours y accéder via l'onglet supérieur droit une fois connecté en tant que gestionnaire de club sur le site Tournament Software.

Pour toute question éventuelle, n'hésitez pas à nous contacter par email via denieuport@lfbb.be.

  Capture d'écran

Logiciel BTP

La version 2018.01 de Badminton Tournament Planner est désormais disponible au téléchargement en Français ou en Anglais, selon vos préférences.

N'hésitez pas à l'installer pour vous familiariser avec les nouveautés du logiciel !

  Télécharger

Quelques rappels ...

Comme vous le savez, les dates-pivots (dates des changements de classements) sont maintenant fixées au premier lundi des mois impairs (janvier, mars, mai, ...) ou au jour ouvrable qui suit si ce premier lundi ne l'est pas. Alors comment faut-il procéder pour les inscriptions au tournoi que vous organisez ?

C'est relativement simple.

Si la date-pivot est comprise dans la période d'inscription/désinscription à votre tournoi alors il faut ajuster les inscriptions en fonction des nouveaux classements des participants. Autrement, aucune modification ne doit être apportée.

Cette mesure évite aux organisateurs un travail conséquent lorsque le tirage au sort a lieu deux ou trois jours après les montées/descentes.

Aucune modification : la date-pivot se situe entre la période d'inscription et le tirage au sort
Modification : la date-pivot se situe durant la période d'inscription

Dans le cas où une modification des inscriptions est nécessaire, il est vital de rappeler que ce sont les joueurs qui doivent modifier en priorité leur inscription. À la clôture, l'organisateur vérifiera - et adaptera au besoin - si l'ensemble des inscriptions des joueurs/joueuses concordent avec leurs classements.

Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi Dimanche
        Clôture des inscriptions pour les joueurs étrangers   Envoi des inscriptions de joueurs étrangers
        Clôture des inscriptions   Envoi du fichier TP
Validation & réception des têtes de séries Validation & réception des têtes de séries Tirage au sort Tirage au sort Publication du tirage au sort
Envoi du fichier TP
   
        Tournoi Tournoi Tournoi
Publication des résultats
Envoi du fichier TP

 

L'usage des Reserve list et Exclude list doit devenir un automatisme pour tout organisateur. Ces deux catégories forment ensemble un outil pratique dans la gestion des inscriptions mais aussi un vecteur de communication indirecte envers les participant(e)s.

La première, la Reserve list, indiquera aisément aux joueurs/joueuses qu'ils sont valablement inscrit(e)s mais ne sont pas encore certain(e)s d'être repris(es) dans le tableau principal. Deux cas de figure possibles :

  • Soit il faut attendre la clôture des inscriptions pour déterminer si oui ou non les places vacantes leur fait profiter d'un transfert vers le Main draw
  • Soit, dans le cas des doubles, ils/elles sont inscrit(e)s avec X et ne sont dès lors pas prioritaires ou doivent attendre la clôture des inscriptions pour être éventuellement couplé(e)s.

L'Exclude list reprend toutes les inscriptions non conformes :

  • Joueurs/joueuses suspendu(e)s
  • Joueurs/joueuses ne respectant pas les conditions d'inscription
  • Joueurs/joueuses récréant(e)s. Dans ce cas, si c'est avant le tirage au sort, il est recommandé de contacter le secrétaire du club du joueur/de la joueuse concerné(e) afin de procéder à l'upgrade de son statut pour pouvoir l'autoriser à participer.

Les clôtures anticipées, c'est interdit !

Vous avez atteint votre quota de matches planifiables durant le week-end ? Qu'importe !
Laissez vos inscriptions ouvertes durant toute la période que vous annoncez. Cela vous permettra d'obtenir plus d'entrées dans les disciplines moins convoitées mais également d'assurer des tableaux remplis en augmentant/maximisant le nombre de réserves afin de combler un éventuel retrait ou walkover.

Nous rappelons qu'il n'est pas obligatoire d'ouvrir les inscriptions 42 jours avant son tournoi ; ceci étant la date la plus anticipée.

Les matches "classiques" ont une durée moyenne de 33 minutes. Les rencontres entre jeunes, elles, sont plus courtes et atteignent une moyenne de 28 minutes.
À partir de ces informations, il est facile de calculer le nombre de rencontres que l'on peut organiser lors de son tournoi selon la formule suivante :

Nombre de terrains x Durée de disponibilité (en heures) x 60 / Durée moyenne d'un match (en minutes)

Pour exemple, un tournoi traditionnel (D-C2-C1) organisé sur 8 terrains le samedi (de 9h00 à 22h00) et le dimanche (de 9h00 à 18h30) pourra accueillir 8 x (13 + 9,5) x 60 / 33 soit 327 matches.
On peut alléger ou alourdir l'horaire en augmentant ou en diminuant sensiblement la durée moyenne des matches mais il faut rester dans des proportions raisonnables afin d'éviter de lancer des matches en fin de soirée hors délais.

Cette formule peut naturellement être adaptée pour des situations plus spécifiques (exemples : un horaire écourté, un nombre de terrains différent selon les jours, etc.).

La répartition des tailles des tableaux a plusieurs objectifs.

  1. Le premier consiste à éviter qu’une discipline ne soit défavorisée par rapport à une autre en cas d’inscriptions massives dans cette dernière. Il permet ainsi aux participants d’une discipline peut abondante de s’inscrire dans des délais raisonnables.
  2. Deuxièmement, cela indique aux joueurs si l’organisateur envisage de privilégier une discipline ou un classement plus qu’un autre. Ceci dit, il reste naturellement dépendant du succès de son édition et il pourra employer les places vacantes pour agrandir certaines catégories.

En conclusion, ces chiffres constituent le nombre d'inscriptions que l'organisateur assurera si le nombre d'entrées est suffisant, évidemment.
Exemple : 

SMSDDMDDMx
Annoncé2416241232
Inscriptions281134834
Main draw241124832
Reserve list4102

Ceci dit, lors de la rédaction de votre projet de règlement, il ne faut pas perdre de vue que la somme des tailles des tableaux doit être relative au nombre total de matches planifiables tout au long du tournoi.

Exemple : Si vous annoncez les tableaux ci-dessous, 405 rencontres devraient être assurées. Or, si votre capacité d'accueil s'élève à "seulement" 320 rencontres, vous serez dans l'incapacité de respecter le règlement de votre tournoi en cas d'inscriptions abondantes dans toutes les disciplines. Il faut dès lors conserver une certaine cohérence.

  SM SD DM DD Mx
B1 24 24 24 24 24
B2 28 28 28 28 28
C1 32 32 32 32 32

 

N'oubliez pas qu'un tableau en knock-out de x inscrits reviendra à planifier (x-1) rencontres. Cependant, si vous envisagez des poules, il est important de faire quelques calculs au préalable ...

  1. Rédiger le projet de règlement de votre tournoi
    • Télécharger le fichier .txt disponible à la page Documents utiles dans le menu Clubs
    • Modifier uniquement le contenu placé entre crochets
    • Soumettre ce projet de règlement à votre juge-arbitre pour vérification et approbation
    • Transmettre au Responsable Compétitions (via denieuport@lfbb.be) votre projet finalisé pour validation
  2. Après validation :
    • Publier votre tournoi sur Tournament Software par l'intermédiaire du logiciel Badminton Tournament Planner en y intégrant le règlement
  3. Durant les inscriptions (J-42 au plus tôt à J-15) :
    • Respecter les tailles annoncées des tableaux. Pour ce faire :
      • Placer les inscriptions dans le Main draw jusqu'aux limites annoncées
      • Placer les inscriptions qui suivent en Reserve list
      • Déplacer les inscriptions de récréants, joueurs/joueuses suspendu(e)s ou ne respectant pas d'autres conditions d'inscriptions en Exclude list
  4. À la clôture des inscriptions (J-15) :
    • Les disciplines n'ayant pas atteint leur limite présentent des places vacantes. Celles-ci vous permettent de transférer des inscriptions de la Reserve list vers le Main draw
    • Nettoyer votre fichier en supprimant les inscriptions de joueurs/joueuses n'ayant plus de discipline à leur effectif - joueurs/joueuses s'étant désinscrits en ligne
    • Envoyer votre fichier .tp à classements@lfbb.be [1] afin d'obtenir les têtes de séries.
  5. Entre la clôture des inscriptions et le tirage au sort :
    • Veiller à introduire une Note pour tout(e) joueur/joueuses souhaitant se retirer
    • Remplacer les joueurs/joueuses absent(e)s par des membres de la Reserve list
    • Si des désistements vous sont signalés avant le tirage au sort, il est primordial de renvoyer votre fichier .tp à l'adresse classements@lfbb.be en le mentionnant
  6. Après tirage au sort (J-10 ou J-9) :
    • Nettoyer une seconde fois votre fichier .tp Pour ce faire :
      • Conservez uniquement le nombre de réserves nécessaires par rapport à la taille des tableaux
        Nombre d'inscriptions Nombre de têtes de séries Nombre maximal de réserves
        Moins de 16 2 2
        De 16 à 31 4 4
        De 32 à 63 8 8
        64 ou plus 16 16
      • Supprimez les joueurs/joueuses/paires excédant(e)s de la Reserve list
      • Supprimez les joueurs/joueuses/paires de l'Exclude list
      • Supprimez les joueurs/joueuses n'ayant plus de discipline à leur effectif
    • Envoyer le fichier .tp à classements@lfbb.be [2]
    • Publier les horaires (J-7)
    • En parallèle, introduire une Note pour tous les cas d'absence ou de demande de retrait. Les joueurs/joueuses de la Reserve list conservent le droit de se désinscrire par email
  7. Durant le tournoi :
    • Publier régulièrement les résultats
    • Encoder les Notes liées aux absences et aux éventuels accidents
    • Rappeler aux participant(e)s qu'il faut se justifier valablement conformément au protocole indiqué sur notre site à la page suivante
  8. En fin de tournoi :
    • Publier les résultats définitifs lors du dernier jour de la compétition
    • Le Juge-arbitre rédige quant à lui son rapport et le transmet au Responsable de la Cellule Arbitre, au Responsable du District et au Responsable Compétitions
      Fonction Email
      Responsable Cellule Arbitrage Yves Collin collin@lfbb.be
      Responsable District Hainaut-Namur Elisabeth Vekic vekic@lfbb.be
      Responsable District Bruxelles-Brabant Gauthier Carnat carnat@lfbb.be
      Responsable District Liège-Luxembourg Paul Charneux charneux@lfbb.be
      Responsable Compétitions Olivier de Nieuport denieuport@lfbb.be
    • Envoyer le fichier .tp définitif à classements@lfbb.be [3] et mercedes@badmintonvlaanderen.be