Dans le courant du mois de mars, nous nous sommes réunis avec plusieurs personnes, dont des organisateurs de tournois aguerris, afin de réfléchir à la simplification administrative des tournois.

Actuellement, les secrétaires de tournois doivent envoyer une série de documents, nommés les "SGT", à Monsieur Vanhoudt. Ces différents documents sont assez rebutants à compléter et leur utilité est remise en question. Nous avons donc planché sur une solution plus adéquate, qui pouvait également convenir à la méthode de travail de notre responsable, précédemment cité.

Dans cette optique, nous nous sommes accordés sur la suppression complète des documents SGT et de profiter pleinement des options mises à disposition par le programme Badminton Tournament Planner (BTP).

Cette nouvelle procédure a été testée lors des tournois d’Eghezée et de Mont-sur-Marchienne, début avril. Celle-ci a fait l’unanimité, tant auprès des organisateurs des tournois qu’auprès de Monsieur Vanhoudt. Le Conseil d'administration a dès lors décidé de la mettre en application dès le début de la saison 2016-2017 (à savoir le 1er août 2016).

Pour toutes les compétitions de la saison 2016-2017, les secrétaires de tournoi sont donc priés de suivre la procédure suivante :

  1. En lieu et place du SGT1

    Envoi du fichier .TP à Jacques Vanhoudt (vanhoudt@lfbb.be), à J-15, lors de la fermeture des inscriptions.
    Avant l’envoi, veillez à bien nettoyer votre fichier .TP, en plaçant les joueurs là où ils doivent être (tableau principal, réserves, "exclus").

     

  2. En lieu et place du SGT2

    Envoi du fichier .TP à Jacques Vanhoudt (vanhoudt@lfbb.be), à J-10, après le tirage au sort.
    Avant l’envoi, veillez à ce que votre fichier TP soit en ordre également.

     

  3. En lieu et place du SGT3

    Pour chaque joueur absent lors du tournoi - même partiellement -, attribuer une note (Menu latéral Notes, clic droit), où doivent être stipulés le joueur (dans le champ Player), le club et le numéro d’affiliation, la raison et la date exacte de l’absence (en commentaires).

    BTP - Notes
    BTP - Ajouter une note

    A la fin du tournoi, lorsque tous les matches sont finis et que les notes sont dûment complétées, envoyer le fichier .TP à Jacques Vanhoudt (vanhoudt@lfbb.be), avec le juge-arbitre en copie afin que celui-ci signifie qu’il valide le fichier .TP et les notes. Cet email peut être envoyé jusqu’à 48h après la fin du tournoi. Soyez vigilants à n’oublier personne.

Nous insistons sur le fait que ces différents envois doivent être faits aux moments cités ci-dessus. Tout retard sera soumis à une amende, tout comme l’étaient les documents SGT.

Seuls les clubs de Grâce, Bertrix, Seraing, La Plume Stéphanoise-Ottignies, Jembad et Villers-Wanze sont exemptés de cette procédure en raison de leur organisation tôt dans la saison.

Pour la Cellule Compétitions,

Anouk COLBRANT
colbrant@lfbb.be